Les formalités obligatoires lors de l’embauche

L'embauche d'un salarié au sein d'une exploitation demande de satisfaire de nombreuses obligations. La rédaction d'un contrat de travail réalisé à l'écrit est en principe obligatoire (sauf CDI temps plein mais il est néanmoins très recommandé d'obtenir un écrit). D'autres obligations découlent pour chaque embauche.
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
La DPAE est obligatoire pour toute embauche. Elle sert à réaliser plusieurs formalités en une seule fois, auprès de la MSA du lieu de travail de votre salarié, dont notamment :
la demande d'immatriculation du salarié ;
la déclaration au service de santé au travail, en vue de la visite médicale obligatoire ;
la demande d'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
la demande d'affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire ;
la demande de bénéfice de certaines mesures pour l'emploi.
La DPAE doit être réalisée avant la mise au travail du salarié, et au plus tôt huit jours avant l'embauche. Elle peut être effectuée dans les derniers instants qui précèdent l'embauche lorsque l'employeur la réalise par le biais d'internet ou par télécopie, ou le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, par lettre recommandée avec accusé de réception.
La mise à jour du registre unique du personnel
Le registre unique du personnel est un document établi par l'employeur dès la première embauche. Après chaque embauche, l'employeur doit ajouter certaines informations concernant son salarié, en respectant leur ordre d'arrivée (nom, prénom, sexe, nationalité, qualification, date d'entrée et de sortie, etc.).
Ce registre cible tous les salariés, y compris les apprentis et les stagiaires.
La visite d'information et de prévention
En principe, la visite d'information et de prévention doit être réalisée dans les trois mois suivant l'embauche, auprès du Service de Santé au Travail. Certains cas exigent de réaliser cette visite avant même le début du contrat : pour les saisonniers mineurs par exemple, les travailleurs de nuit ou les postes présentant des risques particuliers. Par exception, les CDD de moins de 45 jours de travail effectif n'ont pas à réaliser cette visite d'information et de prévention.
L'affiliation aux régimes de prévoyance et frais de santé
Les salariés agricoles bénéficient d'une complémentaire santé collective ainsi que d'un régime de prévoyance couvrant les risques lourds (décès et incapacité de travail). Sauf cas de dispense, l'adhésion à la complémentaire santé de l'entreprise est obligatoire. L'employeur doit donc veiller à informer ses salariés de l'existence de la complémentaire santé ainsi que leur remettre une notice d'information et leurs niveaux de garantie. Il devra également signaler à la MSA ainsi qu'à l'organisme de complémentaire santé toute fin de contrat de travail. 

Le service juridique social de la FDSEA 26, Manon Dussert